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如何策劃執行一場成功的高峰論壇?

人氣:86 發表時間:2021-09-08
      隨著各行業科技的發展與進步,越來越多的學術領域需要得到證實與普及,在同行業中,企業不僅需要相互競爭同時也需要有平臺和契機進行交流,通過交流能更好的發展行業內的相關技術同時推進企業的發展,所以近年來高峰論壇活動的普及也再走進各行各業,那如何舉辦一場高峰論壇活動呢?下面就由上海專業的活動公司典爍傳媒小編來為大家詳細介紹下!
 
如何策劃執行一場成功的高峰論壇?_上海活動公司_上海活動執行公司
 
一、給你將要策劃的活動定性、定調
 
      1、策劃人在做活動的之前,一定要對即將策劃的活動的目的、規格有一個清晰的認識,對整個活動的主體調性有一個定位,所有前期的準備工作,細節工作,一定要為達成目的服務。 
 
      2、確定論壇的主題、相關議題,以及主持人。 
 
      3、論壇的主題要有時代感、有針對性、有現實意義。 
 
      4、論壇的相關議題主要由哪位嘉賓發表觀點? 
 
      5、主持人很關鍵,專業性的論壇,最好找業內人士,能夠與現場形成精彩互動。 
 
      6、主要嘉賓的講話稿的撰寫要符合講話人身份、符合講話場所、時機、內容符合論壇主題。 
 
      7、活動開始后,要注意現場的每一個細節,不能出現與本次論壇風格、基調不一致的安排、接待、布場等動作。   
 
二、專業論壇的策劃,在人員的邀請上要注意: 
 
      1、邀請函撰寫要簡潔、明了、語氣誠懇,簡要介紹論壇規格、目的和意義并表達謝意。 
 
      2、論壇主要參與人員,要提前預約,并告知論壇主題,以便對方準備發言稿件。在對方準備好發言稿以后,要求提前發給策劃方審閱,以免出現跑題,做廣告過多的嫌疑。 
 
      3、同時要隨時跟進,掌握其行程,適時地提醒對方,以免忘記日程。 
 
      4、其它參與人員,也要提前預約。 
 
      5、準備貴賓臺卡,可以做適當創意,并且多做預備。   
 
三、策劃人活動之前與酒店等論壇舉辦地的對接工作 
 
      1、活動之前要踩點、看場地、測量場地尺寸、預測宣傳物料擺放尺寸、拍攝現場圖片。 
 
      2、踩點時要拿出清單,與酒店工作人員一一確認會場需要提供的物料、坐式安排、主席臺搭建效果、LED投影等物料,盡可能細致,看到效果。 
 
      3、踩點結束后,可要求酒店繪制現場平面圖,策劃人要給酒店反饋書面物料清單。 
 
      4、制作內部工作人員作業站位指示圖。   
 
四、與公司內部工作人員的溝通有所欠缺
 
      1、活動策劃方案形成后,要取得主要相關部門的支持,提前溝通,聽取有益意見。 
 
      2、自帶的物料需要提前采購的,要及時下單,以便活動開始前能到位。 
 
      3、有大型物料運輸的,要做好公司內部和活動場地的對接工作。
 
      4、摒棄個人主觀思維,以客觀事實為依據,做到眼見為實。 
 
      5、制作現場執行人員分工站位圖,詳細安排人員分工,定崗定責。   
 
五、策劃人追求細節,考慮問題要全面
 
      1、在能夠想到的可能發生的情況后,馬上做預備,不要猶豫。
 
      2、思考問題的找主干、先主后次、延伸思考。 
 
      3、多做假設,并預備解決方案、應急措施。    
 
六、流程避免單一傳統,大膽創意    
 
      1、創意可根據場地、時機、主題等客觀因素的基礎上發揮。 
 
      2、多參考國際大型論壇舉辦的案例,加以借鑒,學習。  
 
      3、有時候要突破常規思維,在目標的指引下,嘗試形式的改變。
 
七、現場節奏控制注意: 
 
      1、圓桌對話,是開放性的論壇環節,主持人相當重要,要能壓得主場,同時有廣博的知識面, 有靈活應變能力,在話題上能夠收放自如,善于引導。 
 
      2、可在論壇主題下,作適當辯論話題,引發現場參與的積極性。
 
      3、論壇結束,要有總結性結語,結語也要有開放性,起到承前啟后的作用,為后續的活動埋下伏筆。

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